Primeros Pasos

Qué es Apafax y qué puedes hacer con él

Antes de meterte en pantallas concretas, merece la pena entender cómo encaja todo. Apafax es una herramienta para llevar el día a día administrativo de tu negocio sin hojas de cálculo.

El flujo de trabajo típico

Casi todo en Apafax gira en torno al mismo recorrido comercial, de principio a fin:

  1. Presupuesto: preparas una oferta para tu cliente. No tiene valor fiscal, así que puedes editarla las veces que haga falta mientras negociáis.
  2. Albarán (opcional): documentas la entrega del material o el trabajo realizado, normalmente para que el cliente lo firme en el momento. Tampoco tiene valor fiscal.
  3. Factura: el documento que sí cuenta ante Hacienda. Se numera sola, de forma correlativa, y una vez emitida queda sellada.
  4. Gastos: en paralelo, vas apuntando lo que te gastas en el negocio, para que el beneficio que ves sea el real y no solo lo facturado.

Tanto los presupuestos como los albaranes se pueden convertir en factura con un clic, sin volver a escribir nada.

Las piezas de apoyo

  • Clientes: la agenda de a quién facturas. Guardas su NIF y domicilio una vez y se rellena solo en cada documento.
  • Proveedores: lo mismo, pero de a quién le compras. Sirve para registrar gastos más rápido.
  • Catálogo: los productos o servicios que vendes a menudo, con su precio ya puesto.

Dónde ves el resultado

El Cuadro de Mando es la pantalla principal: ahí tienes lo emitido, lo que está pendiente de cobro, los gastos, tu beneficio neto real, el desglose de IVA e IRPF acumulado y la evolución de los últimos doce meses. Y el Resumen Trimestral agrupa esas mismas cifras por trimestre natural, que es como las necesitarás a la hora de presentar impuestos.

Qué no hace Apafax

Esto es tan importante como lo anterior, para que sepas exactamente con qué cuentas:

  • No presenta impuestos por ti. Apafax te da las cifras ordenadas, pero la presentación del Modelo 303, el 130 o cualquier otro sigue siendo cosa tuya o de tu gestoría.
  • No es una asesoría fiscal. Las guías de este centro de ayuda son informativas; ante una duda concreta sobre tu caso, consulta con un profesional.
  • No envía tus facturas a la Agencia Tributaria. Apafax no es, a día de hoy, un sistema de facturación verificable (VERI*FACTU). Lo explicamos a fondo en VeriFactu y la Ley Antifraude: situación actual.
  • No lleva tu contabilidad completa. No hay libro diario, amortizaciones ni balances: Apafax cubre la facturación y el control de ingresos y gastos, no la contabilidad formal de una sociedad.

Tus facturas están protegidas

Una factura emitida en Apafax no se puede modificar ni borrar — el bloqueo está en la base de datos, no solo en un botón. Si te equivocas, se corrige emitiendo una factura rectificativa, que es como manda la normativa de facturación.

Por dónde empezar

Si acabas de crear tu cuenta, el orden que menos fricción te va a dar es este: configura primero tu perfil fiscal y tu logotipo (es lo que aparecerá en todos tus documentos), después da de alta a tu primer cliente, y con eso ya puedes emitir tu primera factura.