Corregir una factura: las rectificativas
Te has equivocado en una factura emitida. Respira: tiene arreglo, y el procedimiento correcto está integrado. Lo que no puedes hacer es borrarla.
Por qué no se puede borrar y ya está
Porque dejaría un hueco en la numeración. Si tienes la FAC-0041 y la FAC-0043 pero la 0042 no existe, cualquiera que mire tu facturación se preguntará qué había ahí y por qué desapareció. La normativa exige series correlativas y sin saltos precisamente para que no se puedan hacer desaparecer ventas.
Por eso Apafax bloquea el borrado y la edición a nivel de base de datos, no solo escondiendo un botón.
Qué es una factura rectificativa
Es una factura nueva que anula o corrige a una anterior, dejando las dos en tu contabilidad. La original se queda como estaba y la rectificativa refleja el ajuste, normalmente con los importes en negativo. El resultado neto es el correcto y el rastro queda completo.
En Apafax se emiten en su propia serie (REC-), separada de las facturas normales, y llevan referencia a la factura que anulan.
Cómo se hace
- Localiza la factura errónea en el listado de Facturas.
- Usa la opción de anular. Apafax genera automáticamente la rectificativa con los mismos datos e importes invertidos.
- Si la operación sigue existiendo pero con otros datos (te equivocaste de precio, no de cliente), emite después una factura nueva y correcta.
Anular no es deshacer
Cuándo hace falta rectificar
- Importe equivocado, tipo de IVA incorrecto o retención mal aplicada.
- Datos fiscales del cliente mal puestos (NIF erróneo, razón social incorrecta).
- Una operación que finalmente no se realiza, o una devolución.
- Un descuento pactado después de haber emitido la factura.
Cuándo NO hace falta
Si el error es solo ortográfico o de redacción en la descripción de un concepto, y no afecta ni a importes ni a datos fiscales, lo razonable es dejarlo estar. No tiene sentido mover tu numeración y la contabilidad de tu cliente por una tilde.
Avisa a tu cliente
Si ya le habías mandado la factura mal, mándale también la rectificativa y la nueva factura correcta, explicándoselo en dos líneas. Su gestoría necesita las dos para cuadrar: si solo le llega la nueva, acabará contabilizando la venta por duplicado.
El efecto en tus cifras
Como la rectificativa lleva importes negativos, se descuenta sola de tus acumulados: la base imponible y el IVA repercutido del panel y del resumen trimestral quedan ya corregidos, sin que tengas que hacer ningún ajuste a mano.