Presupuestos, Albaranes y Facturas

Cantidades, precios unitarios y descuentos

Cómo se compone el importe de cada línea y qué pasa cuando haces una rebaja. Parece trivial, pero es donde se cuelan la mitad de los descuadres de una factura.

Cantidad × precio unitario

Cada línea de una factura, presupuesto o albarán tiene una cantidad y un precio unitario, y el importe se calcula solo. Si vendes 10 sacos de cemento a 8 € cada uno, pones 10 y 8, y la línea sale a 80 €.

No escribas directamente el total de la línea: además de perder el detalle, tu cliente no puede comprobar el cálculo y tú no sabrás después a qué precio vendiste la unidad. Para gremios que facturan por unidades, horas o metros, esto es la diferencia entre una factura discutible y una que se paga sin preguntas.

Si el concepto no se mide por unidades

Para un servicio cerrado ("diseño de identidad corporativa: 1.200 €") deja la cantidad en 1 y pon el importe como precio unitario. Es lo normal y queda perfectamente.

Cómo se monta el total

El cálculo siempre sigue este orden:

  1. Se suman todas las líneas (cantidad × precio) → base imponible.
  2. Sobre la base se calcula el IVA, que se suma.
  3. Sobre la misma base se calcula el IRPF, si procede, que se resta.

De ahí sale el total a pagar. Que el IRPF reste sorprende a mucha gente al principio: es dinero que tu cliente no te da a ti, sino que ingresa en Hacienda a tu nombre. Está explicado en Retenciones de IRPF.

Descuentos

La norma importante es esta: un descuento siempre tiene que reducir la base imponible antes de calcular el IVA, nunca aplicarse sobre el total ya con impuestos. Si lo haces al revés, el IVA que declaras no cuadra con el que has cobrado.

Dos formas de reflejarlo correctamente:

  • Bajando el precio unitariode la línea y dejando constancia en la descripción ("Mano de obra — tarifa especial cliente habitual").
  • Añadiendo una línea negativacon el concepto "Descuento comercial" y el importe en negativo. Así el cliente ve el precio original y la rebaja por separado, que comercialmente luce más: entiende lo que le estás perdonando.
Si usas una línea negativa, asegúrate de que lleva el mismo tipo de IVA que las líneas a las que rebaja. Un descuento al 21% sobre una venta al 10% descuadra la liquidación.

Un error que sale caro

Pactar un precio "con IVA incluido" y luego no desglosarlo. La factura tiene que separarbase imponible, tipo y cuota: un documento que solo pone "500 € IVA incluido" no cumple el Reglamento de Facturación. Si has cerrado el trato así, haz la cuenta inversa (500 ÷ 1,21 = 413,22 € de base) y factura con el desglose.