Presupuestos, Albaranes y Facturas

Convertir un presupuesto o albarán en factura

Escribir dos veces el mismo documento es perder el tiempo y arriesgarse a un error de dedo. Cuando el cliente acepta, la conversión traspasa todo tal cual.

Cuándo se convierte

Cuando el cliente ha aceptado el presupuesto, o cuando toca cobrar un trabajo que ya entregaste con albarán. La aceptación ocurre fuera de Apafax — de palabra, por correo o por WhatsApp; aquí no hay firma electrónica.

Cómo se hace

Localiza el documento en Presupuestos o en Albaranes y usa la opción de convertir a factura. En ese momento, Apafax:

  • Traspasa el cliente y todas las líneas con sus cantidades, precios e impuestos.
  • Asigna el siguiente número correlativo de tu serie de facturas.
  • Pone la fecha del día en que conviertes, no la del presupuesto original.
  • Guarda una copia de los datos fiscales del cliente tal y como están en ese instante.

La factura nace ya emitida, no como borrador

Esto es importante y es donde más gente se confunde: al convertir, la factura queda emitida y sellada en el acto. No pasa por un estado intermedio editable. Si necesitas cambiar algo —quitar una línea, ajustar un precio, aplicar una retención— hazlo en el presupuesto antes de convertirlo, porque después ya no podrás.

Por qué la fecha es la de hoy

Porque la fecha de una factura tiene que ser la de su expedición real, y el número correlativo tiene que seguir el orden cronológico. Si la factura heredase la fecha de un presupuesto de hace dos meses, tendrías una factura con número nuevo y fecha vieja — justo el tipo de incoherencia que levanta banderas en una comprobación.

Si lo que quieres es dejar constancia de cuándo se hizo el trabajo de verdad, para eso está el albarán, o el campo de notas de la propia factura.

Qué pasa con el documento original

El presupuesto o albarán no desaparece: se queda en su listado como referencia de lo que se ofertó o entregó. Puedes seguir consultándolo cuando quieras.

Varios albaranes en una sola factura

La conversión funciona documento a documento. Si facturas a mes vencido y tienes cinco albaranes del mismo cliente, convierte uno y añade manualmente las líneas de los demás antes de emitir — o crea la factura desde cero con todas las líneas juntas. En las notas conviene dejar escrito a qué albaranes corresponde la factura; tu cliente lo agradecerá al cuadrar.