Albaranes: qué son y cuándo usarlos
El documento que acredita que has entregado el material o hecho el trabajo, aunque todavía no hayas facturado. Imprescindible si trabajas con entregas parciales o facturas a mes vencido.
Qué es un albarán
Es la prueba de la entrega. Documenta qué has entregado y cuándo, y normalmente lo firma quien lo recibe. No es un documento fiscal: no lleva numeración obligatoria, no se declara y no cuenta como ingreso hasta que se factura.
Cuándo te conviene usarlos
- Entregas parciales. Una obra que dura tres meses con material que llega por fases: un albarán por entrega y una sola factura al final.
- Facturación a mes vencido. Vas dejando albaranes durante el mes y a fin de mes emites una única factura con todo.
- Clientes que exigen conformidad. Muchas empresas no pagan una factura si no hay un albarán firmado que la respalde.
- Dejar constancia de la fecha real. Si entregas en septiembre pero facturas en octubre, el albarán demuestra cuándo se hizo el trabajo de verdad.
Crear un albarán
Entra en Albaranes y añade uno nuevo. Funciona igual que un presupuesto: eliges cliente, añades las líneas con su cantidad y precio unitario, y guardas. Como no es un documento fiscal, el número lo pones tú, igual que en los presupuestos.
Conviene que lleve claramente la fecha de entrega y el detalle de lo entregado, porque esa es justo su razón de ser.
Filtrar por fecha
El listado de albaranes tiene un selector de periodo igual que el de facturas. Es la forma rápida de contestar a la pregunta habitual de fin de mes: "¿qué le he entregado a este cliente desde la última factura?".
Convertirlo en factura
Cuando toque cobrar, conviertes el albarán en factura y se traspasa todo: cliente, líneas, cantidades e importes. En ese momento el documento sí recibe número correlativo oficial y queda sellado. El proceso completo está en Convertir un presupuesto o albarán en factura.
Un albarán no sustituye a la factura
Cómo se distingue en el panel
En la actividad reciente del Cuadro de Mando los albaranes aparecen con su propia etiqueta azul, para que de un vistazo no los confundas con facturas cobradas ni con gastos.