Crear y editar un presupuesto
El presupuesto es el punto de partida de casi todo trabajo. No tiene valor fiscal, así que puedes retocarlo tantas veces como haga falta mientras negocias.
Qué es (y qué no es) un presupuesto
Es una propuesta económica: le dices al cliente qué le vas a hacer y cuánto le va a costar. No genera obligación tributaria, no se declara y no cuenta como ingreso. Hasta que no lo conviertas en factura, para Hacienda no ha pasado nada.
Crearlo
Desde Presupuestos, o directamente desde el bloque de creación rápida del panel. El proceso es prácticamente el mismo que el de una factura:
- Elige el cliente de tu directorio.
- Añade las líneas con lo que vas a hacer: concepto, cantidad y precio unitario. Si tienes el concepto en el catálogo, se rellena solo.
- Revisa los impuestos y los totales.
- Guarda.
La numeración es tuya
A diferencia de las facturas, que se numeran solas y de forma correlativa obligatoria, el número de un presupuesto lo pones tú y puedes escribir lo que quieras. No hay ninguna exigencia legal sobre cómo numerar ofertas comerciales. Dicho eso, llevar un orden propio te ayudará a localizarlos después.
Editarlo tantas veces como haga falta
Esta es la gran diferencia práctica con una factura. Un presupuesto se puede modificar siempre: cambias precios, quitas líneas, ajustas cantidades y vuelves a guardar. Es lo normal cuando el cliente pide quitar una partida o preguntas si sale mejor con otro material.
Enviárselo al cliente
Genera el PDF y mándaselo por correo o por WhatsApp desde el propio menú de compartir, igual que una factura. Lo tienes explicado en Descargar y compartir tus documentos.
Cuando lo aceptan
No hay firma electrónica dentro de Apafax: la aceptación ocurre fuera, de palabra, por correo o por WhatsApp. Cuando el cliente te diga que adelante, conviertes el presupuesto en factura con un clic — sin reescribir nada. El proceso está en Convertir un presupuesto o albarán en factura.
Un consejo de oficio
Usa el campo de notas para poner la validez de la oferta("precios válidos durante 30 días") y las condiciones de pago. Te protege de que alguien te acepte en marzo un precio que diste en octubre, y evita discusiones cuando llega el momento de cobrar. Hay ejemplos en Notas al pie.