Presupuestos, Albaranes y Facturas

Descargar y compartir tus documentos

Una factura que no llega al cliente no se cobra. Estas son las tres formas de hacérsela llegar desde Apafax, y qué esperar de cada una.

El PDF

Cualquier documento —factura, presupuesto o albarán— se puede abrir como PDF con tu logotipo, tus datos fiscales, los del cliente y el desglose de impuestos. El PDF se genera a través del diálogo de impresión de tu navegador: desde ahí eliges "Guardar como PDF" en vez de mandarlo a una impresora, y te queda el archivo en el ordenador o en el móvil.

Ese mismo diálogo te sirve, claro, para imprimirlo en papel si el cliente lo quiere firmado — algo frecuente con los albaranes.

Por correo electrónico

La opción de correo abre un borrador en tu propio gestor de email (Gmail, Outlook, Mail del iPhone… el que tengas configurado), con el destinatario y el asunto ya puestos si el cliente tiene correo guardado en su ficha.

Solo te queda adjuntar el PDF que has generado antes y darle a enviar.

El envío lo haces tú, no Apafax

Esto es deliberado y conviene entenderlo: Apafax no envía correos en tu nombre. El mensaje sale de tu buzón, con tu dirección, y queda en tus enviados. Ventaja: si el cliente responde, te contesta a ti directamente, y el correo no acaba en spam por venir de un servidor desconocido. Inconveniente: hay que adjuntar el archivo a mano.

Por WhatsApp

Apafax prepara un mensaje con los datos del documento y abre WhatsApp con el texto ya escrito. Igual que con el correo, el PDF se adjunta desde tu propio WhatsApp.

Para muchos autónomos es, en la práctica, la vía más rápida de cobrar: el cliente lo ve en el momento, y no se pierde entre cien correos.

El orden que mejor funciona

  1. Abre el documento y genera el PDF (guardar como PDF desde el diálogo de impresión).
  2. Elige compartir por correo o por WhatsApp.
  3. Adjunta el PDF que acabas de guardar y envía.

Guarda una copia tú también

Aunque tus facturas quedan almacenadas en Apafax durante el plazo legal, tener tus propios PDF en una carpeta ordenada por trimestres te ahorra tiempo cuando la gestoría te los pida todos de golpe — y te deja tranquilo si algún día decides dejar de usar la plataforma. Sobre los plazos, mira Cuánto tiempo debes guardar tus facturas.