Cuánto tiempo debes guardar tus facturas
Una factura no deja de importar el día que te la pagan. Hay dos plazos legales distintos y conviene saber por cuál guiarse, porque no coinciden.
Los dos plazos
- 4 años, a efectos tributarios. Es el plazo de prescripción que fija la Ley General Tributaria, contado desde que termina el plazo voluntario para presentar la declaración correspondiente. Pasado ese tiempo, Hacienda ya no puede revisar ese ejercicio.
- 6 años, a efectos mercantiles. El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar facturas, libros y justificantes ordenados durante seis años desde el último asiento.
Guíate por el plazo largo
Cuidado con el momento en que empieza a contar
El plazo no arranca el día que emites la factura. Una factura de marzo de 2026 entra en el IVA del primer trimestre, que se declara en abril; los cuatro años tributarios empiezan a contar desde ahí. Y hay situaciones que lo alargan todavía más: si compensas bases negativas de ejercicios anteriores, Hacienda puede pedirte documentación mucho más antigua.
Qué hace Apafax
Tus facturas se conservan en la plataforma durante el plazo legal de 6 años, con copias de seguridad, y las puedes consultar y descargar cuando quieras.
Esto se mantiene incluso si cierras tu cuenta: al eliminarla se borran tus datos de contacto, tu catálogo y los clientes sin facturas asociadas, pero los registros de facturación se conservan porque la ley obliga a ello. No es una decisión nuestra ni algo a lo que se pueda renunciar por contrato — el propio RGPD contempla esta excepción cuando existe una obligación legal de conservación.
No lo dejes todo en un solo sitio
Por mucho que Apafax los guarde, la responsabilidad última de conservar tu documentación es tuya. La recomendación sensata, que vale para cualquier plataforma:
- Descarga tus PDF al menos una vez por trimestre, cuando prepares los impuestos, y guárdalos en una carpeta por año.
- Ten una copia en un segundo lugar (un disco externo, otra nube). La regla de oro es que un archivo que existe en un solo sitio es un archivo que puedes perder.
- Lo mismo vale para los justificantes de tus gastos, que hoy Apafax no almacena. Están explicados en Registrar un gasto deducible.
Los tickets de papel no duran
El papel térmico de la mayoría de tickets se borra en meses. Si tienes que conservar un justificante seis años, fotografíalo el mismo día: la ley admite la conservación por medios electrónicos siempre que se garantice la legibilidad y la integridad del documento.