Registrar un gasto deducible
Cada gasto que no apuntas es dinero que pagas de más en impuestos. Es la parte más aburrida de la administración y la que más rentabilidad tiene por minuto invertido.
Qué puedes deducir
La regla general es que el gasto esté afecto a tu actividad: que sea necesario para obtener tus ingresos, que esté justificado con factura y que lo tengas registrado. Material, herramientas, software, cuota de autónomos, gestoría, seguros del negocio, formación, suministros del local.
Los casos mixtos (el coche, el móvil, la casa si trabajas desde ella) tienen reglas propias y bastante restrictivas. No te fíes del "todo el mundo lo deduce": pregunta a tu gestor por tu caso concreto.
Registrarlo
Entra en Gastos y añade uno nuevo, o usa la creación rápida del panel. Rellena:
- Proveedor: a quién le has comprado. Si lo tienes dado de alta en Proveedores, lo seleccionas y se rellena solo; si es una compra puntual, escríbelo a mano.
- Concepto:qué has comprado. Sé concreto — dentro de un año, "material" no te dirá nada.
- Base imponible e IVA, por separado. Es lo más importante de todo el formulario, y lo explicamos justo debajo.
Separa siempre la base del IVA
Qué efecto tiene
Un gasto bien registrado hace dos cosas a la vez:
- Su base imponiblese resta de tus ingresos, bajando el beneficio sobre el que tributas en IRPF. Es lo que ves reflejado en el "Neto (Real)" del panel.
- Su IVA se suma a tu IVA soportado, reduciendo lo que tendrás que liquidar el trimestre. Lo tienes en IVA repercutido y soportado.
El justificante hay que guardarlo aparte
Hacienda no admite un gasto solo porque esté apuntado: exige la factura o el ticket original. Apafax todavía no permite adjuntar el documento al gasto, así que guárdalos tú: una carpeta en la nube por trimestre, o una foto de cada ticket en el momento, funcionan bien.
Y ojo con los tickets de papel térmico, que se borran solos en unos meses: fotografíalos el mismo día.
Un hábito que ayuda
Apúntalos según ocurren o, como mucho, una vez por semana. Dejarlo para el final del trimestre garantiza dos cosas: que te olvidarás de varios y que te llevará una tarde entera en vez de cinco minutos sueltos.