Clientes, Proveedores y Catálogo

Tu catálogo de productos y servicios

Si vendes casi siempre lo mismo, no tiene sentido escribirlo cada vez. El catálogo guarda tus conceptos habituales con su precio para que una factura se monte en segundos.

Qué guardar en el catálogo

Todo aquello que repitas: una hora de mano de obra, una revisión anual, un saco de cemento, una sesión de fotos, la cuota de mantenimiento mensual. Si lo has escrito más de dos veces en una factura, merece estar aquí.

Crear un ítem

Entra en Catálogo y añade uno nuevo. Para cada concepto defines:

  • Nombre.Es el texto que aparecerá impreso en la factura, así que escríbelo pensando en que lo va a leer tu cliente — "Revisión anual de instalación eléctrica" se entiende mucho mejor que "REV-01".
  • Precio. El importe sin impuestos (la base imponible).
  • Precio libre. Si el importe cambia en cada trabajo, marca el ítem como de precio libre y déjalo sin cantidad fija. Apafax te pedirá el importe cada vez que lo añadas a un documento. Es lo ideal para presupuestos a medida, donde el concepto siempre es el mismo pero el precio nunca.
Sobre el IVA: el tipo impositivo no se guarda dentro de cada ítem del catálogo, sino que se aplica en la propia línea del documento. Si vendes productos con tipos distintos (por ejemplo, un libro al 4% y un servicio al 21%), tendrás que ajustar el IVA en la línea al montar la factura. Por defecto se usa el que tengas configurado en tu perfil.

Usarlo al facturar

Al añadir una línea a una factura, presupuesto o albarán, selecciona el concepto del catálogo y se rellenará con su nombre y su precio. A partir de ahí puedes cambiar la cantidad, ajustar el precio de esa línea concreta o aplicar un descuento sin que eso afecte al ítem guardado — lo que modificas en un documento se queda en ese documento.

Mantenerlo al día

Cuando subas tarifas, edita el precio del ítem en el catálogo: los documentos nuevos saldrán ya con el precio actualizado y las facturas antiguas no se tocan, porque cada factura guarda sus propias líneas tal y como se emitieron.

Un consejo práctico: no llenes el catálogo de conceptos que usas una vez al año. Un catálogo corto y bien nombrado se usa; uno con ochenta ítems acaba siendo más lento que escribir la línea a mano.