Clientes, Proveedores y Catálogo

Añadir y gestionar clientes

Tu agenda de a quién facturas. Guardas los datos una vez y se rellenan solos en cada documento, que es justo donde más errores se cometen al teclear a mano.

Crear un cliente

Entra en Clientes y añade uno nuevo. Los campos que puedes rellenar son:

  • Nombre o razón social. Si es una empresa, la denominación exacta; si es un particular, su nombre y apellidos completos.
  • NIF. NIF para empresas, DNI para particulares o NIE para residentes extranjeros.
  • Dirección. El domicilio completo, que el Reglamento de Facturación exige que figure en la factura.
  • Teléfono y correo electrónico. No son obligatorios en la factura, pero te vienen bien para tenerlo todo en un sitio y para enviarle el PDF después.

Particulares y empresas

Apafax no distingue entre un tipo y otro: la ficha es la misma. La diferencia está en lo que tú escribes (DNI en vez de NIF) y, sobre todo, en cómo le facturas después — a un particular nunca se le aplica retención de IRPF, y a una empresa o autónomo normalmente sí. Lo tienes explicado en Retenciones de IRPF.

Usar un cliente guardado

Al crear una factura, un presupuesto o un albarán, eliges el cliente del desplegable y sus datos fiscales se vuelcan solos en el documento. Es la forma más rápida de evitar el error clásico de equivocarse en un dígito del NIF.

Editar o borrar un cliente

Puedes modificar los datos de un cliente cuando quieras desde su ficha. Un detalle importante que conviene entender:

Editar un cliente no cambia tus facturas antiguas

Cuando emites una factura, Apafax guarda una copia de los datos del cliente tal y como estaban en ese momento, dentro de la propia factura. Así, si el cliente se muda y actualizas su dirección, las facturas que ya le emitiste siguen mostrando la dirección correcta de aquel día — que es lo que exige la inalterabilidad. Puedes editar o borrar fichas de cliente sin miedo a estropear documentos pasados.

Clientes de la Unión Europea

Si facturas a una empresa de otro país de la UE, guarda su NIF-IVA (el que empieza por las letras del país, por ejemplo FR123456789) en el campo de NIF de su ficha. A la hora de emitir la factura tendrás que poner el IVA al 0% y añadir la mención de inversión del sujeto pasivo en las notas; el procedimiento completo está en Facturas intracomunitarias (ROI).

Por qué conviene tenerlo ordenado

Más allá de la comodidad, si en algún momento superas los 3.005,06 € facturados con un mismo cliente en un año, esa operación entra en el Modelo 347 (la declaración anual de operaciones con terceros). Tener los NIF bien puestos desde el principio evita tener que reconstruirlo todo en enero.