Diferencia legal entre factura proforma y presupuesto
En el ciclo comercial B2B (Business to Business), es vital utilizar el documento correcto en el momento adecuado. El uso incorrecto de proformas y presupuestos puede generar confusión contable e incluso adelantos de IVA innecesarios.
El Presupuesto: La Oferta Comercial
El presupuesto es una propuesta económica formal. No tiene validez fiscal ni genera obligación tributaria. Su objetivo es desglosar el alcance de un servicio y su coste para que el cliente lo valore. En Apafax, los presupuestos tienen su propia serie numérica para no interferir con tu contabilidad oficial, y quedan en estado de borrador hasta que decides convertirlos en factura.
La Factura Proforma: El Borrador Legal
La factura proforma es un documento que tiene formato y apariencia de factura definitiva, pero que incluye expresamente la mención "PROFORMA". Tampoco tiene validez fiscal ni debe incluirse en la liquidación del IVA. Se utiliza principalmente en tres escenarios:
- Comercio Internacional: Operaciones aduaneras para declarar el valor de las mercancías.
- Solicitud de Subvenciones: Para justificar ante la Administración el coste previsto de una inversión.
- Pago por Adelantado: Exigir el pago antes de emitir la factura final (evitando así tener que declarar el IVA de una factura que aún no has cobrado).
Gestión en Apafax
Apafax te permite generar presupuestos con su propia serie de numeración y convertirlos en factura con un solo clic cuando el cliente los acepte. La factura proforma no es, por ahora, un tipo de documento independiente dentro de la plataforma — si necesitas específicamente una proforma con esa mención, puedes emitir un presupuesto y añadir la aclaración correspondiente en el campo de notas.