Diferencia entre factura proforma y presupuesto
Se confunden constantemente, y usar el documento equivocado puede hacerte declarar un IVA que todavía no has cobrado. Ninguno de los dos tiene validez fiscal, pero no sirven para lo mismo.
El presupuesto: una oferta
Es una propuesta económica: esto es lo que te voy a hacer y esto cuesta. Su función es comercial — que el cliente valore, compare y decida. No genera obligación tributaria, no se declara y puedes modificarlo las veces que quieras mientras negociáis.
La proforma: una factura que todavía no lo es
Tiene el aspecto y la estructura de una factura definitiva, pero lleva la palabra PROFORMA bien visible y no tiene validez fiscal: no se anota en los libros, no se declara en el IVA y no lleva numeración de la serie oficial.
Se usa sobre todo en tres situaciones:
- Comercio internacional: para declarar el valor de la mercancía en aduanas.
- Subvenciones y licitaciones: cuando la Administración te pide justificar el coste previsto de una inversión antes de concederla.
- Cobro por adelantado: le pides el dinero al cliente antes de emitir la factura real. Así no declaras un IVA de una operación que aún no has cobrado.
La diferencia práctica
El presupuesto propone y admite negociación; la proforma reclama un importe ya cerrado. Si le mandas una proforma a un cliente al que todavía estás convenciendo, le estás dando por hecho un trato que no ha aceptado.
Una proforma no se cobra como factura
Cómo se maneja en Apafax
Apafax trabaja con presupuestos, albaranes y facturas. La factura proforma no existe hoy como tipo de documento propio dentro de la plataforma.
Si necesitas una, lo más práctico es crear un presupuesto y añadir en el campo de notas la mención correspondiente ("Documento proforma. No válido a efectos fiscales."). Cumple la misma función comercial, y como tampoco tiene validez fiscal, no cambia nada a efectos de tus obligaciones.
Cuando llegue el momento de cobrar de verdad, conviertes ese documento en factura siguiendo el proceso habitual.